D’un agent à l’autre,
la demande reste suivie.
Urbanisme, petite enfance, vie associative : Orvile Mail classe automatiquement les mails dans les dossiers concernés. Les agents continuent à répondre aux habitants, avec les échanges et les pièces nécessaires au suivi à portée de main.
Une nouvelle pièce arrive. Le dossier se complète.
Une association précise sa demande, un habitant transmet un justificatif. Leurs messages restent avec les documents du dossier. Lorsqu’un autre agent assure la permanence, il peut consulter les échanges qui lui sont accessibles et vérifier les réponses déjà apportées.
Du service à l’élu, une visibilité à organiser.
Un agent a besoin du détail d’une demande ; l’élu référent, du suivi de son périmètre ; le maire, d’une vue sur les dossiers qu’il supervise. Les droits d’accès se définissent selon ces responsabilités. La démonstration permet de parcourir cette organisation avec vos équipes.
À chaque demande, savoir ce qu’il reste à faire.
Une réponse à préparer, une pièce encore attendue, une précision donnée au téléphone : les mails à gérer et les notes internes aident à suivre les prochaines étapes. La recherche dans les boîtes accessibles permet de retrouver les échanges antérieurs lorsqu’une demande revient.
Découvrir les fonctions de la messagerieExaminons le parcours
d’une demande.
De l’accueil au service concerné, voyons quels échanges chaque agent doit pouvoir consulter.
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