Prenez un plan de 20 Mo : combien de personnes le reçoivent, sur combien d’appareils est-il téléchargé et quelles copies sont sauvegardées ? Le compteur d’une seule boîte mail ne répond à aucune de ces questions.
Cela commence par une distinction : réduire un volume de fichiers et réduire une empreinte environnementale sont deux résultats différents. Le premier se mesure dans l’outil. Le second suppose de connaître les équipements, l’énergie, la durée d’utilisation et les choix de fonctionnement associés.
Comprendre ce que mesure un chiffre
Il n’existe pas de valeur universelle permettant d’attribuer le même poids carbone à tous les mails. La note d’EcoInfo, réseau du CNRS, explique pourquoi les estimations dépendent des hypothèses et du périmètre retenus. Elle invite à remettre le tri des messages à sa juste place dans les actions environnementales. EcoInfo, impact des e-mails.
Avant de reprendre un chiffre, demandez donc ce qu’il inclut : fabrication de l’ordinateur, utilisation de l’écran, transport, serveurs, copies et sauvegardes. Vérifiez également l’année, la zone géographique et la méthode. Une moyenne calculée sur un système ne devient pas automatiquement une économie réalisée lorsqu’un autre système supprime un message.
L’étude présentée par l’ADEME en janvier 2025 évalue à 4,4 % la part du numérique dans l’empreinte carbone française en 2022. Son périmètre prend en compte des centres de données situés à l’étranger et utilisés pour les usages français. Ce résultat concerne l’ensemble du numérique, pas la seule messagerie. ADEME, bilan portant sur 2022.
Commencer par les équipements que l’on garde
Pour une PME, une première action consiste à examiner le parc existant avant d’envisager un renouvellement. Quels ordinateurs répondent encore aux besoins ? Lesquels peuvent être réparés ou améliorés ? Quels logiciels continuent de fonctionner correctement sur ce matériel, avec les mises à jour de sécurité nécessaires ?
L’Arcep place l’allongement de la durée d’usage des équipements parmi les leviers de réduction de l’empreinte numérique. Arcep, empreinte environnementale du numérique.
Lors d’un changement de messagerie, incluez donc les postes actuels dans le pilote. Testez l’ouverture des pièces jointes, la recherche et les usages quotidiens sur un ordinateur représentatif du parc. Une démonstration sur une machine neuve ne vous renseignera pas sur les besoins réels de remplacement de l’entreprise.
Éviter les échanges qui n’apportent rien
Les bonnes pratiques de l’ADEME proposent notamment de limiter les destinataires inutiles, d’alléger les pièces jointes et d’utiliser les espaces de partage adaptés. ADEME, numérique au bureau.
Traduisez ces principes en habitudes simples. Pour un dossier volumineux, définissez une version de référence accessible aux personnes concernées. Vérifiez les droits et la durée d’accès avant d’envoyer le lien. Pour un document à approuver, indiquez précisément la version attendue. Pour une liste de diffusion, désignez quelqu’un qui vérifie régulièrement qu’elle correspond toujours aux besoins.
Ces choix peuvent aussi réduire les doublons et les recherches fastidieuses. Gardez cependant les documents nécessaires à l’activité, aux obligations de conservation et aux dossiers en cours. Une politique d’archivage se construit avec les équipes ; une suppression massive décidée uniquement à partir de l’âge des mails peut leur faire perdre des informations utiles.
Demander des preuves aux fournisseurs
Une offre présentée comme plus sobre doit permettre de comprendre la comparaison. Quels usages et quels volumes sont étudiés ? Sur quelle durée ? Les équipements supplémentaires, les sauvegardes et les traitements d’IA sont-ils inclus ? La qualité du service rendu est-elle comparable ?
Le stockage local mérite les mêmes questions que le stockage distant. Son bilan dépend notamment du matériel mobilisé, de son utilisation et de son fonctionnement. Le déplacement d’une donnée ne permet pas, à lui seul, de conclure à une réduction mesurée de l’impact.
Le référentiel général d’écoconception des services numériques propose un cadre pour examiner la conception d’un service. L’Arcep précise que son indicateur de mise en œuvre n’est pas un calcul d’impact environnemental. Une démarche documentée et un résultat chiffré restent deux informations distinctes. Arcep, RGESN.
Suivre quelques décisions dans le temps
Commencez avec un tableau simple : âge du parc, équipements réparés, volumes conservés, règles d’archivage et usages d’IA réellement nécessaires. Nommez un responsable pour chaque action et fixez une date de revue avec les équipes.
Ces indicateurs servent à piloter les pratiques ; ils ne constituent pas encore un bilan carbone. Si l’entreprise souhaite publier une réduction d’émissions, elle devra définir une situation de référence, une méthode et un périmètre comparables. Cette exigence rendra ses progrès plus compréhensibles et ses engagements plus solides.